Workflow Management mit der Business Process Management Suite

Definieren Sie Ihre Prozesse

Verteiltes Arbeiten ist in Unternehmen gang und gäbe. Jede Abteilung und jede Niederlassung betrachtet Inhalte und Daten dabei aus einem anderen Blickwinkel. Jeder muss einen Teil dazu beitragen und das möglichst zeitnah, geordnet und transparent.

Komplexe Abläufe einfach steuern

Mit dem CONTENTSERV Business Process Management sichern Sie das Einhalten Ihrer Prozesse und die Koordination der damit verbundenen Aufgaben an verteilte Teams und Personen. Jeder Mitarbeiter weiß genau, was er zu tun hat und die erzielte Qualität steigt, da sämtliche Prozessvorgaben eingehalten werden. So kann z. B. nach dem Erstellen eines neuen Produktes automatisch ein Bild beim Fotografen angefordert werden. Anschließend wird die Litho-Abteilung der Agentur benachrichtigt, um das Bild zu überarbeiten. Nachdem der Produktmanager das Bild und den Produkttext abgesegnet hat, erscheint das Produkt im Online-Shop oder wandert in den neuesten Katalog.

Workflowmanagement und Datensicherheit

CONTENTSERV stellt Ihnen in der BPM Suite einen grafischen Workfloweditor zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Prozesse ganz einfach visualisieren und festlegen können. Ihre Abläufe teilen Sie in Teilschritte bzw. Stationen auf, die Sie mit beliebigen Aktionen und Aufgaben verknüpfen können. Beispielsweise weist eine Aktion einem Benutzer einen Datensatz zu und benachrichtigt ihn darüber automatisch per E-Mail.

Bearbeitet ein Benutzer einen Datensatz, ist dieser für andere Benutzer gesperrt. Sobald der Datensatz wieder freigegeben ist, wird automatisch eine neue Version erstellt. Alle Vorversionen sind jederzeit wiederherstellbar. Für jeden Workflowstatus können Sie bestimmen, wer diese Datensätze sehen oder bearbeiten darf, was er damit zu tun hat, und wer als nächstes tätig werden soll.

Die Produkte der BPM Suite

Neben dem BPM Workflow Manager, mit dem Sie die Arbeitsabläufe für alle CONTENTSERV Datenpools, wie PIM-Produkte oder MAM-Dateien grafisch abbilden und steuern können, erweitert der BPM Process Manager Ihr Workflowmanagement um ein ausgefeiltes Aufgaben- und Projektmanagement. Der ebenfalls enthaltene BPM Automation Manager steuert Ihre automatisierten und regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsschritte und Jobs. Der BPM Mail Connector sorgt für die Workflowintegration der Daten aus Ihrem E-Mail-Verkehr.

Ihre Vorteile

• Sie können jederzeit neue Workflows über den grafischen Workflow-Editor erstellen.
• Durch farblich gekennzeichnete Stationen haben Sie jederzeit einen Überblick über den Stand Ihrer Datensätze.
• Bei jedem Arbeitsschritt kann eine neue Version erstellt werden. Vorversionen können einfach wiederhergestellt werden.
• Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert
• Ein Aufgaben- und Projektmanagement steuert Ihre Workflows

Kreatives Database Publishing

Höchste Anforderungen an Printmedien

Das Internet zwingt das Medium Print in eine neue Rolle. Als Aktivierungs- und Ergänzungsmedium stellt es dabei enorme Anforderungen an den Prozess: Hohe Aktualität, die Verknüpfung von redaktionellem Inhalt und Produktinformationen, anspruchsvolles Layout und visuelle Umsetzung, ein hoher Grad an Individualisierung und größtmögliche Automatisierung bei der Erstellung sind gefragt.

Anspruchvolle Kreation – maximale Automatisierung

Mit der Integration der InDesign-Plugin-Bibliothek Comet von WERK II über den Comet Connector hat CONTENTSERV ein hochflexibles Database Publishing Tool verfügbar gemacht. Dieses bietet trotz hochgradiger Automatisierung vielfältige Möglichkeiten für freies Gestalten. Über den Adobe® InDesign® Desktop-Client greift der Anwender damit in Echtzeit auf Daten in CONTENTSERV zu. Die zentral verwalteten Templates, Daten und Strukturen werden über den Comet Connector in InDesign verfügbar gemacht und können zur automatisierten bzw. vollautomatischen Erstellung von InDesign-Dokumenten verknüpft werden. Nachträgliche manuelle Überarbeitungen sind jederzeit möglich.

Lokal arbeiten – mit webbasierten Daten

Profi-Anwender erstellen datenlastige Printpublikationen in der gewohnten lokalen InDesign-Umgebung und stellen sie gleichzeitig über den Workflow der webbasierten CONTENTSERV-Plattform anderen Anwendern bereit. Alle zugrunde liegenden Prozesse, und Berechtigungen werden zentral über CONTENTSERV abgebildet. So können etwa Produktdaten aus dem PIM unmittelbar im InDesign-Client recherchiert, geändert und mit Hilfe von Platzhaltern dynamisch in den über das MAM bereitgestellten Templates verknüpft werden. Der Abruf von PIM-Produkten, MAM-Metadaten, Benutzerdaten und Publikationen aus CONTENTSERV erfolgt über sogenannte Sharepoint-Freigaben. In InDesign werden Layout-Seiten über templatebasiertes Drag&Drop oder über die automatisierte Seitengenerierung aufgebaut. Seiten- und Produkttemplates können im Client erstellt werden und Platzhalter direkt aus der von CONTENTSERV bereitgestellten PIM Klassen- und Attributkonfiguration generiert werden.

Integriertes Änderungsmanagement

Mit dem integrierten Änderungsmanagement wird über einen bidrektionalen Zugriff laufend der zentrale Datenbestand auf Änderungen hin überprüft und in im Client geöffneten Dokumenten aktualisiert, während umgekehrt freigeschaltete Felder und Modifikationen an Templates und Inhalten aus dem Client heraus in die webbasierte Datenbank zurückgeschrieben werden.

Ihre Vorteile

• Einfache und intuitive Bedienung per Drag&Drop
• Effizientes Templating in InDesign
• Direkter online Zugriff auf Daten von CONTENTSERV
• Vollintegriertes Änderungsmanagement inkl. strukturellen Updates
• Integration in das gesamte CONTENTSERV Asset Management
• Durchgängige Workflowunterstützung
• Automatisierte Erstellung unterschiedlicher Arten von Publikationen
• Verteilte Produktion inklusive Datendistribution

Webbasiertes Printpublishing

Publishingprozesse vereinfachen

Bisher konnten Layoutdateien für Printobjekte nur vom Grafikprofi mit einer speziellen Grafiksoftware wie Adobe® InDesign® oder QuarkExpress® bearbeitet und für den Druck vorbereitet werden. Ein verteiltes Arbeiten, wie es beispielsweise mit einem Content Management System für die Pflege einer Website üblich ist, war nicht möglich.

Individualisieren Sie Druckdateien per Internet

Mit dem PPM InDesign Editor von CONTENTSERV bearbeiten Sie nun originale InDesign-Dateien, z. B. für Flyer, Broschüren und Kataloge, über eine intuitive Benutzeroberfläche direkt im Webbrowser. Programmkenntnisse und eine Installation von Adobe® InDesign® sowie der verwendeten Schriftarten auf einem lokalen Rechner sind dafür nicht notwendig. Sie bearbeiten Texte, fügen Bilder und Objekte ein und erstellen ganz einfach neue Dokumente aus Mustervorlagen. Alle CONTENTSERV Stammdaten wie PIM-Produkte, CMS-Texte oder MAM-Assets stehen dafür zur Verfügung und können einfach per Drag&Drop in den Layoutdateien im Indesign Editor verwendet werden. Die fertige Datei exportieren Sie direkt z. B. in ein druckfähiges PDF, JPG oder EPS. Notizfunktionen erleichtern Ihnen die Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit im Redaktionsteam.

Powered by Adobe

Die technische Basis des Systems bildet die Servervariante von Adobe® InDesign®. Damit stehen Ihnen viele wichtige aus dem Programm bekannte Funktionen zur Verfügung, darunter z. B. Formatvorlagen, Ebenen, Fußnoten, Silbentrennung und die Buchfunktion.
Zentrale Verwaltung aller Dokumente

Für die Verwaltung Ihrer Print-Publikationen stehen Ihnen im System umfangreiche Funktionalitäten zur Verfügung. So organisieren und verschlagworten Sie beispielsweise Ihre Printdokumente zum leichteren Auffinden. Sie erteilen differenzierte Zugriffsberechtigungen für die Benutzer und legen eigene Korrekturworkflows fest. Über die Versionierung schließlich, führen Sie direkte Vergleiche von Versionen durch und stellen bei Bedarf Vorversionen wieder her.

Ihre Vorteile

• Mit dem PPM InDesign Editor erstellen, bearbeiten und korrigieren Sie Druckdaten direkt über den Webbrowser - Anwender benötigen keine lokale InDesign Installation oder Lizenz
• Verteiltes Arbeiten ist nun auch in Ihrer Printproduktion möglich
• Mustervorlagen werden von Grafikern in Adobe® InDesign® angelegt
• Alle Formatvorlagen und Objekte werden ins System übernommen.
• Die Anwender benötigen keine Grafik- und Programmkenntnisse.
• Über Workflows und Notizen wird die Zusammenarbeit mehrerer Redakteure an einem Dokument effizient gesteuert.
• Es kann auf alle Daten innerhalb der CONTENTSERV-Lösung zugegriffen werden.
• Dokumente können parallel bearbeitet werden, dazu können Text- und Bildrahmen einzeln ausgecheckt werden

Mediendaten organisieren

Digitale Inhalte zentral verwalten

Zentrale Bestandteile jeder Produktpräsentation sind stimmige Bilder und multimediale Inhalte, sogenannte Media Assets. Mit der MAM Suite, dem Media Asset Management von CONTENTSERV, stellen Sie Ihren gesamten Mediendatenbestand zentral und medienneutral über eine komfortable, webbasierte Plattform bereit. Mit der multimandantenfähigen Lösung verwalten Sie z. B. Bild- und Grafikdaten in verschiedensten Formaten, Video- und Audio-Dateien, Office-Dokumente, CAD-Zeichnungen und originale Adobe InDesign®- Layoutdokumente.

Überblick über Mediendaten und Bilder

Externe Mitarbeiter, Dienstleister oder Partner erhalten über die Web-Plattform schnellen Zugriff auf Ihre Mediendaten. Individuelle Workflows bilden dabei Genehmigungs-, Bearbeitungs- und Freigabeprozesse ab während der Zugriff auf jede einzelne Datei von der rollenbasierten Rechteverwaltung gesteuert wird. So kann z. B. sensibles Bildmaterial nur von autorisierten Benutzern eingesehen werden. Die strukturiert abgelegten Dateien werden in der MAM Suite mit Metainformationen angereichert, damit sie auch in umfangreichen Datenbeständen schnell gefunden werden können. Import- und Exportschnittstellen lassen dabei den Austausch vielfältiger Dateiformate zu. Beim Import werden Bild- und Dateigrößen, Erstelldatum und Dateinamen übernommen und z. B Thumbnails für Bilddaten erzeugt und es können übergreifende Metainformationen automatisiert vorbelegt werden. Das integrierte Versionsmanagement erlaubt eine Gegenüberstellung von Versionen und das Wiederherstellen von Vorversionen.

Eine Bilddatei für alle Medien

Bilder werden für verschiedene Medien in unterschiedlicher Größen, Auflösungen, Farbräumen und Formaten benötigt. Früher mussten für jede Verwendung eigene Bilddateien angelegt werden. Mit der MAM Suite werden Bilder automatisch für ihren Verwendungszweck konvertiert. Sie halten von jedem Bildmotiv nur einmal die Originaldatei vor. Etwaige Änderungen am Original werden sofort in allen Verknüpfungen übernommen. Bei Bedarf führen Sie sogar einfache Bildbearbeitungen wie Zuschneiden, Drehen oder Aufhellen direkt im Browser durch.

Mehr Flexibilität durch OPI Prozesse

Printdokumente verlangen hochauflösende und damit speicherintensive Bilddaten. Über das Open Prepress Interface können zum Bearbeiten von Printdokumenten niedrig aufgelöste Bilddaten verwendet werden, die erst in der Druckvorstufe durch die hochauflösenden Bilder ersetzt werden. Dies ist z. B. mit dem optional verfügbaren Image Server von Helios möglich.

Ihre Vorteile

• zentraler, webbasierter Zugriff auf Ihre Medien- und Bilddaten
• Workflow und Rechteverwaltung steuern die Freigabe Ihrer Bilddaten
• Verschlagwortung für effizientes Auffinden gesuchter Dateien
• Automatische Bildkonvertierung für das jeweilige Ausgabemedium
• Verwendungsnachweise und Rückreferenzierung
• Bildbearbeitung direkt im Browser

Professionelles E-Commerce

Unbegrenzte eCommerce-Möglichkeiten mit Magento

Seit 2008 schreibt das Open Source-Shopsystem Magento mit seinen vielfältigen Möglichkeiten eine Erfolgsgeschichte im internationalen eCommerce-Sektor.

Magento bietet in punkto Produktkonfiguration, Zahlungssysteme und Versandoptionen ein Höchstmaß an Funktionalität und Flexibilität. Darüber hinaus lässt sich der Funktionsumfang des Systems über die Erweiterungsverwaltung Magento Connect beliebig vergrößern. Weitere Highlights von Magento sind die Multishop-Fähigkeit, Filtermöglichkeiten zur Produktdarstellung (Layered Navigation) Suchmaschinenoptimierung und eine vielseitig nutzbare API-Schnittstelle.
Vielfältige Integrationsmöglichkeiten

Die Magento-Plattform basiert auf Open Source Standards wie PHP, MySQL und dem Zend Framework. Damit passt sie sich hervorragend in die CONTENTSERV-Landschaft ein und lässt sich auf vielfältige Weise anbinden. Durch die Open Source Basis beider System ist eine Erweiterung um zukünftige Entwicklungen jederzeit möglich.

Über die von atlantis media gemeinsam mit CONTENTSERV entwickelte Schnittstelle kann das Shopsystems in unterschiedlichsten Szenarien an die CONTENTSERV-Lösung angebunden werden.

Die Schnittstelle sorgt dabei für die einfache Übertragung der Produktdaten und Bild- bzw. Mediendaten aus der PIM Suite und der MAM Suite von CONTENTSERV.
Sie kann zudem jederzeit um die Weitergabe von Kundendaten und Bestellungen an CONTENTSERV (bzw. ein angeschlossenes ERP-System) bis hin zur vollständigen Integration der Shop-Seiten in die CMS Suite von CONTENTSERV erweitert werden.

Ihre Vorteile

• Mit der CONTENTSERV-Magento-Schnittstelle verbinden Sie das Beste aus den Welten Produktdatenmanagement und eCommerce:
• Nutzen Sie Ihre Produktdaten für Ihren Online-Shop und erhöhen den Mehrwert Ihres Product Information Management-Systems.
• Aktualisieren Sie Produktinformationen und -bilder per Knopfdruck und reagieren somit schnellstmöglich und präzise auf Marktanforderungen.
• Profitieren Sie auch zukünftig von der Weiterentwicklung des weltweit erfolgreichsten Open Source-Shopsystems.
• Greifen Sie auf tausende verfügbare Extensions zur Erweiterung der Shopfunktionalitäten zurück (z.B. in den Bereichen Verkaufsförderung, Webcontrolling etc.).

Konsistente Produktinformationen sicherstellen

Konsistente Produktdaten sind das wertvollste Gut für jedes Unternehmen. Bedingt durch internationalisierte Märkte und wachsende Kundenanforderungen wird das Produktmarketing jedoch immer komplexer. Die Lebenszyklen von Produkten werden kürzer und mehrsprachige Werbematerialien verlangen durchdachte Übersetzungsprozesse. Viele Medien müssen gleichzeitig bedient und zeitnah aktualisiert werden.

Transparenz im Produktdatenmanagement

Die Lösung für effiziente Abläufe in der Produktvermarktung ist ein zentrales Product Information Management. Mit dem PIM Studio von CONTENTSERV vereinfachen Sie sämtliche Verwaltungs-, Pflege-, und Übersetzungsprozesse Ihrer Produktdaten über eine webbasierte Plattform. Von der Produktkonzeption über die Datenpflege, Anreicherung und Vor-Ort-Lokalisierung bis hin zur finalen Publikation bilden Sie dabei alle Produktprozesse zentral ab.

Zentrale Datenpflege

Sie halten alle Produktinformationen transparent und aktuell vor und machen sie über den Webbrowser dezentral von jedem Ort der Welt aus zugänglich. Ein individuell anpassbares Workflow- und Rechtemanagement unterstützt und koordiniert die Anwender (Mitarbeiter, Lieferanten, Händler) bei allen Arbeitsschritten der Datenpflege. ERP-Systeme wie SAP, externe Datenbanken und sonstige Legacy-Systeme lassen sich per Schnittstelle anbinden und laufend mit der führenden Datenbasis synchronisieren. Umfangreiche Klassifizierungsmöglichkeiten, Vererbungsregeln, Attributoptionen, Filter- und Suchefunktionen und viele professionelle Features, wie z.B. die automatische Erstellung von Barcodes oder Verwendungsnachweise aus dem optional integrierten Media Asset Management, sorgen für einen deutlich minimierten Pflegeaufwand. Die medienneutrale Datenhaltung sorgt dafür, dass Produktdaten für nahezu jeden gewünschten Ausgabekanal, z.B. für Kataloge, Internet, E-Shop oder Mailings, bereitgestellt werden können und nicht redundant gepflegt werden müssen.

Flexible Produktkonfiguration

Mit dem PIM Studio können Produktgruppen und -varianten beliebig angelegt, Produkteigenschaften flexibel verwaltet, kundenspezifische Sortimente und detaillierte Produktvergleiche erzeugt und Massendaten automatisiert verarbeitet werden. Sie geben die Daten per Knopfdruck z.B. in Katalogen, Preislisten, E-Shops usw. aus und führen mit geringstem Aufwand Cross-Selling-Aktionen durch, unterstützt durch ein ausgeklügeltes Daten-Beziehungsmanagement.

Ihre Vorteile

• zentralisierte, einheitliche Produktdatenpflege
• einfache Anwenderoberfläche über den Webbrowser
• medienneutrale Bereitstellung für verschiedenste Ausgabekanäle
• Deutliche Kosten- und Zeiteinsparungen
• höhere Aktualität Ihrer Produktkommunikation
• schnelle Reaktion auf Marktänderungen
• Stärkung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit

Übersetzungsmanagement

Andere Länder – andere Märkte

Globalisierung ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Tatsache. Andere Märkte stellen sprachlich wie auch in der zielgruppenspezifischen Ansprache eine Herausforderung dar. Um Ihre potenziellen Kunden in anderen Ländern optimal anzusprechen, haben wir für Sie eine überzeugende Lösung.

Effiziente Übersetzungsprozesse

Mit dem neuen BPM Translation Manager können Produktbeschreibungen in der PIM Suite übersetzt und automatisiert in InDesign-basierten Layoutvorlagen übernommen werden. Auf der übersichtlichen Oberfläche werden die Sprachversionen der Produkte visuell mehrsprachig gegenübergestellt und gepflegt. Die Vererbung von Inhalten aus anderen Sprachversionen erleichtert dabei enorm die Arbeit. Dies vereinfacht etwa die Bearbeitung innerhalb der Sprachgruppe Deutsch (de) mit den Varianten Deutschland (de-de), Österreich (de-at) und Schweiz (de-ch). Über Schnittstellen arbeitet der BPM Translation Manager perfekt mit den marktführenden TMS-Systemen Across und Trados zusammen.

Verteiltes Arbeiten

Mit dem integrierten Workflowmanagement steuern Sie alle Arbeitsabläufe zentral und binden Übersetzungsbüros und ausländische Niederlassungen problemlos ein. Workflows lassen sich hierfür frei definieren. Sämtliche Texte können in beliebig vielen Sprachen webbasiert bearbeitet werden, während Ihnen der aktuelle Übersetzungsstatus übersichtlich dargestellt wird. Um die Arbeit des Übersetzers weiter zu erleichtern, stehen ihm unter anderem Hilfsmittel wie die Wiederverwendung bereits übersetzter Textbausteine, ein integriertes Wörterbuch zur Rechtschreibprüfung und ein Terminologiemanagement für die konsistente Verwendung von Fachbegriffen zur Verfügung.

Volle Flexibilität

CONTENTSERV verwendet den UTF-8-Standard. Somit ist es möglich, auch nichtlateinische Schriftsätze zu verwenden, wie z.B. Kyrillisch. Selbstverständlich können auch die fremdsprachigen Informationen in unterschiedlichste Ausgabeformate gelenkt werden. Mit nur einer Anpassung aktualisieren Sie so sämtliche angebundenen Medien, wie Website, Shop, Kataloge und Broschüren für alle Zielgruppen.

Ihre Vorteile

• Sie können jederzeit neue Sprachen hinzufügen.
• Die webbasierte Bearbeitung über den Browser ermöglicht Ihnen die weltweite Koordination sämtlicher Prozesse und Beteiligten.
• Sie bearbeiten sämtliche Daten in kürzester Zeit durch einfaches Umschalten zwischen den Sprachen.
• Alle Vorlagen und Layouts sind zentral nutzbar.
• Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Sprachversionen und deren Übersetzungsstatus.
• Bei sämtlichen Inhalten kann entschieden werden, ob diese sprachunabhängig (z. B. Preis, Maße) oder variabel gespeichert werden.