Web2Print – Effizienz in der Kommunikation

Mit Web2Print-Lösungen lassen sich nicht nur Fotobücher oder Visitenkarten online in Auftrag geben, sie tragen auch maßgeblich dazu bei, dass Marketingprozesse optimiert werden. Dazu stellen sie einen Baustein dar, der sein Ziel nur dann erfüllt, wenn das Konzept dahinter stimmig ist.

zum Interview mit Ralph Scholz zum Thema Web2Print

Die Anwendungsmöglichkeiten des Web2Print sind vielfältig. Es gibt Onlineprintshops ebenso wie Marketingportale, automatisierte Katalogproduktion ebenso wie automatisiertes Kampagnenmanagement. „Ein Trend, der sich für die Zukunft bereits abzeichnet, ist Mobile2Print, denn die Welt wird einfach mobiler. So können beispielsweise Onlineprintshops aus den Bildern des Fotohandys direkt Postkarten generieren. Das ist auch im Bereich des Kampagnenmanagements sehr interessant, wenn sich Händler mobil einloggen und Kampagnen anstoßen können. Damit würde sich dies ein Stück weit aus den Büros hin zur Mobilität verlagern“, erklärt Steffen Lobejäger, Geschäftsführer von KonMedia Consulting, die Kunden bei Optimierung der Prozesse bei der Medienerstellung berät und unterstützt.

Eindeutig als Trend etabliert hat sich die Nutzung der Web2Print-Technologien für die Werbemittelproduktion. Die Star Publishing GmbH, die sich auf die Beratung und Entwicklung von optimierten Produktionsabläufen spezialisiert hat, unterscheidet grundsätzlich drei Anwendungsfelder. „Als Medienproduktionsagentur interessiert uns vor allem, in wieweit Web2Print-Lösungen die Medienproduktionsprozesse von Marketingabteilungen in Industrieunternehmen unterstützen können. Deshalb ist für uns Web2Print nicht mehr und nicht weniger als das Editieren von druckfähigen Vorlagen über das Internet. So einfach sich das liest, konsequent umgesetzt können das aber nur wenige. Deshalb wurde, um den unübersichtlichen Anbietermarkt transparenter zu machen, die Softwarelösungen in drei Kategorien unterteilt, erläutert Albrecht Heidinger, Web2Print-Spezialist bei Star Publishing.

Die Kategorien leiten sich aus den unterschiedlichen Anforderungen einer Medienproduktion ab. Marketingkampagnen im internationalen Umfeld (Translation Edit) sind durch ihre Übersetzungsprozesse deutliche schwieriger, als im nationalen Umfeld (DokEdit). Beide grenzen sich zum TemplateEdit dahingehend ab, dass sie bereits die Kreativprozesse mit einschließen. Das TemplateEdit ist die einfachste Form des Web2Prints, Händler oder Vertriebsniederlassungen können auf diesen Plattformen bereits vorgefertigte Templates (Flyer, Poster, Anzeigen) auf die lokalen Gegebenheiten anpassen.

Das richtige Werkzeug
Je nach Anwendungsbereich müssen die Systeme verschiedene Funktionen aufweisen. Viel wichtiger ist jedoch, dass Web2Print nicht als Insellösung stehen bleibt, sondern andere Anwendungen wie zum Beispiel Bilddatenbanken dazukommen. „Web2Print kann immer nur ein Baustein für die Optimierung der Marketingprozesse sein. Zentrale Datenhaltung ist ein maßgebliches Stichwort für die medienübergreifende Kommunikation und birgt ein relativ großes Potenzial zur Kostenreduzierung. Auch die nahtlose Integration in die verschiedenen Prozesse und die bestehende Systemlandschaft mit ERP oder CRM ist entscheidend. Gerade bei Kampagnen ist es ein großer Vorteil, wenn man die Kundendaten aus einem CRM-System direkt in das Web2Print-System übernehmen kann“, so Steffen Lobejäger. „Es gibt Anbieter, die den Ansatz ganzheitlich sehen und entsprechende Schnittsellen anbieten. Sehr viele konzentrieren sich jedoch nur auf das Thema Web2Print und offerieren teilweise nur ganz spitze Lösungen. Wer jedoch jedes Mal das Rad neu erfinden muss, um eine Schnittstelle zu schaffen, wird sicher Probleme bekommen. Damit ein Web2Print-Modell zukunftsfähig sein kann, benötigt es einfach die Möglichkeit der Integration in die bestehende Systemarchitektur.“

Auf der anderen Seite erwarten Unternehmen, dass eine Web2Print-Lösung sehr nahe an Prozessen und Bedürfnissen orientiert ist. Das wird laut Steffen Lobejäger über kurz oder lang auch den Markt beeinflussen. „Es wird eine Marktkonsolidierung geben; weniger Anbieter, die sich dafür auf bestimmte Branchen oder bestimmte Anwendungen spezialisieren. In der Anwendung liegen echte Vorteile, die auch monetär messbar sind, so dass sich Web2Print-Lösungen sehr schnell amortisieren. Einsparpotenziale ergeben sich beispielsweise in der Produktion. So lassen sich Vorstufenkosten deutlich reduzieren und Ressourcen im Marketing effizienter nutzen“, erklärt Steffen Lobejäger. „Gefragt sind also Branchenlösungen, die nicht überspezialisiert sind, sondern so flexibel, dass sie den Bedürfnissen der Branche und einzelner Unternehmen optimal gerecht werden.“

Die einfache Handhabung
Egal in welchem Bereich Web2Print eingesetzt wird, komplexe Vorgänge müssen für den User einfach dargestellt werden. Albrecht Heidinger erklärt: „Das einfache und verbindliche Arbeiten im Web ist das A und O. Es muss für den User zu jeder Zeit nachvollziehbar sein, was er macht. Deshalb ist es wichtig, dass die Ausgabe im PDF eins zu eins dem entspricht, wie es zuvor im Web dargestellt wurde. Steffen Lobejäger betont: „Es muss für den Anwender einfach sein; einfach, einfach und noch einmal einfach. Damit steht und fällt die Akzeptanz der Web2Print-Lösung.“

Das Thema Akzeptanz ist ohnehin ein schwieriges. Albrecht Heidinger erklärt: „Es lohnt sich, einen Partner mit Erfahrung zu suchen, weil hier mit Menschen gearbeitet wird. Wenn eine höhere Effizienz, eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielt werden soll, dann muss auch die Arbeitsweise verändert werden. Auf einmal wird eine Webapplikation statt eines PDF-Auszugs genutzt. Oft arbeiten Mitarbeiter viele Tausend Kilometer von der Zentrale entfernt mit der Software. Gewohnte Abläufe und der direkte Kontakt zur Zentrale werden auf einmal (zumindest weitestgehend) durch eine Webapplikation ersetzt. Da ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter abzuholen, ihnen Sorgen und Ängste zu nehmen und einen entsprechenden Support zu gewährleisten.“

Hinzu kommt, dass ein wirklich durchgreifender Einsatz von Web2Print selten zu Ende gedacht wurde und deswegen Systeme längst nicht so effektiv eingesetzt werden, wie sie sein könnten. In vielen Fällen fehlt die Effizienz. Aus Erfahrung weiß ich, dass der Einsatz von ein und derselben Software in zwei Unternehmen zu grundlegend unterschiedliche Ergebnissen führen kann. Im ersten Unternehmen hat sich die Anzahl der Korrekturläufe mit den Auslandsniederlassungen von sechs auf durchschnittlich einen bis zwei reduziert. Im anderen Unternehmen hat sich nichts verändert. Es wird genauso weitergearbeitet wie seither, mit dem einzigen Unterschied, dass zusätzlich eine Software im Einsatz ist, die auch noch Geld kostet“, erläutert Albrecht Heidinger. „Die klare konzeptionelle Vorbereitung ist sehr wichtig, kommt aber in den meisten Fällen zu kurz oder zu spät. Ein Grundsatz, den wir immer predigen, lautet: Software alleine macht nichts gut. Sämtliche Unternehmensabläufe müssen zunächst strukturiert und abgeklärt werden. Prozessketten sowie AKVs(Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen) müssen sauber abgestimmt sein. Wenn das alles stimmt, dann kann eine Software Medienproduktionsprozesse auch wirklich unterstützen und effizient gestalten.“

Die effiziente Markenführung
„Effizienz heißt zum einen, dass deutlich mehr und schneller Kampagnen realisiert werden können. Das ist bei kürzeren Produktlebenszyklen ein sehr wichtiger Punkt, da schnell reagiert werden kann, auch unter lokalen Gesichtspunkten. Außerdem können damit Ressourcen im Marketing genutzt werden, die sonst anders gebunden wären. Wenn Web2Print richtig eingesetzt wird, lassen sich Prozesskosten sehr deutlich reduzieren“, verdeutlicht Steffen Lobejäger. „Zum anderen ist damit aber auch die effiziente Markenführung gewährleistet. Das Corporate Design ist über alle Medien hinweg definiert und sichergestellt.“ Insofern ist Web2Print für Unternehmen nicht nur eine Option, um Flexibilität in der Medienproduktion zu gewinnen, sondern birgt ein enormes Potenzial, die eigenen Prozesse und Strukturen zu optimieren.

Leider geht im Hinblick auf diese Möglichkeiten des Web2Print noch viel Potenzial verloren. Es wird bei Weitem nicht ausgeschöpft. „Das liegt teilweise daran, dass zu wenig Beteiligte richtig informiert werden, dass Konzepte peu à peu entwickelt oder im Vorfeld nicht sauber ausgearbeitet werden“, resümiert Steffen Lobejäger. „Web2Print für standardisierte industrielle Prozesse aus der Druckindustrie muss auch standardisiert und industriell abgewickelt werden, um mehr Zeit für die wesentlichen Dinge haben zu können.“

digi:media – Informationsplattfom für Web2Print
Informationen rund um das Thema Web2Print finden Interessenten auf der digi:media 2011 unter dem Motto „Content trifft Technik trifft Business“. Dabei richtet sich die Messe auch ganz bewusst nicht nur an Medienhäuser, Druckereien und Agenturen, sondern auch an Marketingentscheider und Brand Owner. Ralph Scholz, als Account Manager bei der Messe Düsseldorf für Print & Media zuständig, erklärt die Hintergründe.
Warum sollten sich Marketingentscheider und Markenartikler für den Messebesuch entscheiden?
Die digi:media ist die Plattform für crossmedial vernetzte Kommunikation quer durch die gesamte Wertschöpfungskette und alle Medienkanäle. Erfolgreiche Kommunikationskampagnen sind längst nicht mehr auf einen Medienkanal begrenzt, sie überschreiten die Grenzen zwischen Print, Web und Mobile – und das in steigendem Maße. Medienkonvergenz ist das Gebot der Stunde. Die Technik bietet schon längst die passenden Voraussetzungen für erfolgreiche Kommunikationskampagnen und neue Geschäftsfelder. Jetzt gilt es, sie einzusetzen. Hier kommt die digi:media genau richtig. Unter dem Motto „Content trifft Technik trifft Business“ präsentieren rund 130 Aussteller, über zwölf Fachevents und drei Vortragsbühnen in einer Messehalle einen kompakten, umfassenden Überblick. Dabei stehen Anwendungen, Lösungsbeispiele und Best-Case-Szenarien im Mittelpunkt. Ein Blick in das umfangreiche fachliche Rahmenprogramm unserer Kooperationspartner auf www.digimedia.de lohnt sich.
Wie passt das Thema Web2Print zum Konzept der digi:media?
Bestens! Es ist ein ausgezeichnetes Beispiel, wie sich durch innovative Technologie neue Geschäftsfelder erschließen lassen. Der Digitaldruck hat vollkommen neue Printprodukte und Anwendungen entstehen lassen und damit der Druckindustrie neue Ziel- und Kundengruppen erschlossen. Web2Print und damit der Digitaldruck als Triebfeder spielt im digi:media-Dreiklang von Content-Technik-Business eine zentrale Rolle.
Welchen Stellenwert nimmt das Thema Web2Print dabei ein?
Sicherlich werden wir bei etlichen unserer rund 130 Aussteller Web2Print-Anwendungen sehen – quer durch die gesamte Wertschöpfungskette von der Vorstufe über den Digitaldruck bis hin zur Weiterverarbeitung und Auslieferungslogistik.
Geht es hier lediglich um neue Technologien?
Wie auf der gesamten digi:media geht es nicht um die Technologie als Solitär. Anwendungen und Lösungen, neue Geschäftsfelder stehen im Fokus der Messe.